„Unser Nordstern leitet uns an, global zu denken und lokal zu handeln“, erklärt Stefanie aus dem Team „Sales Systems and Processes“. Sie weiß, wie das bei ebm‑papst geht: International an einem Strang ziehen und das künftig noch stärker tun. Dafür ist es notwendig, dass die Prozesse an allen Standorten weiter vereinheitlicht werden und sich die Teams über Ländergrenzen hinweg regelmäßig austauschen.
„Im Vertrieb sind wir da bereits sehr weit und leisten Pionierarbeit für andere Bereiche und Abteilungen.“
Stefanie, Sales Systems and Processes
Stefanie ist seit fünf Jahren Business Process Managerin für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM – Customer Relationship Management) bei ebm‑papst. Ihr Team entwickelt und verbessert Prozesse für die Vertriebssysteme SAP und Salesforce. Dabei stehen zwei Prozesse im Fokus: Erstens „Opportunity-to-Quote“ – das betrifft alles von der Verkaufschance bis zum abgegebenen Angebot. Zweitens „Order-to-Cash“, was alle Schritte von der Auftragsannahme bis hin zur Zahlungsabwicklung umfasst. Das Team „Sales Systems and Processes“ sorgt also dafür, dass die Vertriebssysteme gut geölt sind und alle Verkaufsprozesse von Anfang bis Ende reibungslos ablaufen.
Doch auch intern beschäftigt sich das Team mit der Verbesserung von Prozessen und nutzt dafür „Business Process Management“ (BPM). Das ist ein Vorgehen, mit dem sich Geschäftsprozesse in einem Unternehmen besser identifizieren, entwickeln, implementieren, überwachen und optimieren lassen, um noch effizienter und erfolgreicher zu sein. Im Fokus steht hierbei die funktionsübergreifende Prozessbetrachtung von Kundenanforderung bis Kundenwunscherfüllung (sogenannte Ende-zu-Ende-Perspektive) mit größtmöglichem Augenmerk auf den Kundennutzen. BPM wurde im Juni 2023 übergreifend bei ebm‑papst ins Leben gerufen und mit globalen Process Ownern und ihren Teams besetzt. Im Bereich CRM verfolgen Stefanie und ihr Team damit vor allem ein Ziel: Ein international einheitliches und vernetztes Vertriebssystem.
„Wir arbeiten in einem Corporate Center. Damit sind wir nicht nur für Mulfingen zuständig, sondern global.“
Stefanie, Sales Systems and Processes
Ein internationales Netzwerk existierte schon vor der Einführung des BPM: Seit mehr als 5 Jahren gibt es Key User an allen Standorten. Sie kennen die Vertriebssysteme und fungieren als Sprachrohr zu den internationalen Kolleg:innen. „Mit dem BPM sind jetzt aber noch Prozessexperten sowie ein Projektausschuss dazugekommen“, erläutert Stefanie.
Im BPC (Business Process Comitee) besprechen die globalen Process Owner länder- und bereichsübergreifend Projekte. Also CRM, PLM, SCM sowie die Support- und Management-BPM. Sie priorisieren und treffen Entscheidungen darüber, welche Projekte wann und mit welchen Ressourcen umgesetzt werden. Das Wichtigste: Bei der anschließenden Umsetzung beziehen die BPMs die internationalen Prozessexperten, die am jeweiligen Projekt beteiligt sind, von Anfang an mit ein.
Mit der Einführung des BPM ist der internationale Austausch bei ebm‑papst also noch enger und regelmäßiger geworden. Für Stefanie ist das ein Grund zur Freude: „Wir genauso wie das Management haben mit dem BPM einen klareren Blick auf die Vielzahl unserer Projekte, können Ressourcen besser zuteilen und alle wichtigen Kolleg:innen direkt ins Boot holen. Das war früher nicht immer so. Da wurden Projekte immer wieder parallel angefordert und angefangen, nur um dann festzustellen, dass die notwendigen Ressourcen oder Kapazitäten fehlen.“
Doch was bringt das BPM konkret für die Arbeit von „CRM BPM / Sales Systems and Processes“ und dem globalen Vertrieb? Stefanie antwortet: „Durch den regelmäßigen Austausch schaffen wir ein gegenseitiges Verständnis und erarbeiten harmonisierte Prozesse, die weitestgehend global gültig sind. Dies erfolgt zum einen auf globaler Ebene, zum anderen fachbereichsübergreifend. Dabei reagieren wir aber auch auf länderspezifische Prozessabweichungen, zum Beispiel wenn rechtliche Gegebenheiten dies erfordern.“
Als Teil des CRM BPM Streams verfolgt „Sales Systems and Processes“ die Optimierung der weltweiten Vertriebsprozesse. Mit dem Rollout von Salesforce treibt Stefanies Team das aktuell weiter voran. Ende des Geschäftsjahres wird Salesforce das erste System sein, das einheitlich an allen Standorten genutzt werden wird. „Durch das Erfassen und Verfolgen der weltweiten Opportunitites (Verkaufschancen) in Salesforce können die Kolleg:innen im Vertrieb schnell und effizient erkennen, was bei den jeweiligen Kunden läuft. Und das Management hat einen Überblick darüber, welche potenziellen Aufträge in Aussicht stehen und das WELTWEIT“, führt Stefanie weiter aus.
Mit den zusätzlichen Prozessexperten und dem Projektausschuss bekam das Team „CRM BPM / Sales Systems and Processes“ neue Prozessebenen dazu. Der regelmäßige internationale Austausch macht die Arbeit zwar nicht schlanker, hilft aber ungemein, Projekte von Anfang an richtig anzupacken.
„Die neue BPM-Struktur stärkt die Unterstützung und Akzeptanz für unsere Prozessthemen. Das motiviert uns, den Weg mit dem BPM weiterzugehen.“
Stefanie, Sales Systems and Processes