Datenschutzerklärung – Verarbeitung persönlicher Daten im Bewerbungsverfahren

1. Einleitung

Die ebm‑papst Gruppe und das jeweilige Unternehmen, für deren Stellenangebot Sie sich interessieren, freut sich über Ihre Bewerbung sowie über Ihr Interesse an unserem Unternehmen.

Wir nehmen den Schutz Ihrer privaten Daten sehr ernst und gehen mit ihnen sehr sorgfältig und vertraulich um. Dabei nutzen wir diese nur im Rahmen der jeweils gültigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Ergänzend zu unserer allgemeinen Datenschutzerklärung (https://www.ebmpapst.com/privacy) möchten wir Sie nachfolgend darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses erheben, speichern und verarbeiten.

2. Ihre Rechte als Betroffener

Sie haben gegenüber ebm‑papst unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Falls Sie ebm‑papst eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Soweit ebm‑papst Ihre Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeitet, können Sie der Verarbeitung widersprechen. Legen Sie Widerspruch ein, werden Ihre Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, das verantwortliche Unternehmen kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

3. Verantwortlicher

Der Verantwortliche:r ist im jeweiligen Fall das Unternehmen der ebm‑papst Gruppe, für deren Stellenangebot Sie sich interessieren oder bewerben, an das Sie eine Initiativbewerbung einreichen oder mit dem Sie ein Arbeitsverhältnis mit Geschäfts-/Kontaktdaten haben, wie sie Ihnen zur Verfügung gestellt wurden oder wie in Ihrem Arbeitsvertrag definiert.

In jedem Fall kann das jeweilige Unternehmen der Gruppe auch über folgende Kontaktdaten der ebm‑papst Mulfingen GmbH & Co. KG, Bachmühle 2, 74673 Mulfingen, Deutschland, erreicht werden.

E-Mail: info1@de.ebmpapst.com, Telefon: +49 7938 81-0

Bei Fragen zu unserem Bewerber-Portal oder unseren Datenschutzinformationen wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung oder unseren Datenschutzbeauftragten. Dies gilt auch, wenn Sie einen Auszug Ihrer persönlichen Daten anfordern oder Ihre persönlichen Daten löschen wollen. Die Datenschutzbeauftragten der ebm‑papst Gruppe erreichen Sie wie folgt:

ebm‑papst Mulfingen GmbH & Co. KG

per Post unter: Bachmühle 2, 74673 Mulfingen, Deutschland, z. Hd. des Datenschutzbeauftragten und per E-Mail an: datenschutz-epm@de.ebmpapst.com.

ebm‑papst Landshut GmbH

per Post unter: Hofmark-Aich-Straße 25, 84030 Landshut, Deutschland, z. Hd. des Datenschutzbeauftragten und per E-Mail an: datenschutz-epl@de.ebmpapst.com.

ebm‑papst St. Georgen GmbH & Co. KG p

er Post unter: Hermann-Papst-Straße 1, 78112 St. Georgen, Deutschland, z. Hd. des Datenschutzbeauftragten und per E-Mail an: datenschutz-eps@de.ebmpapst.com.

ebm‑papst neo GmbH & Co. KG

per Post unter: Emil-Figge-Straße 80, 44227 Dortmund, z. Hd. des Datenschutzbeauftragten und per E-Mail an: b.hansen@bendigital.de.

4. Allgemeines zur Datenerhebung

Ihre Daten werden durch die ebm‑papst Gruppe erhoben, verarbeitet und genutzt. Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Verarbeitung innerhalb unseres Bewerbermanagementsystems („Bewerberportal“). Sie können sich direkt über das Bewerberportal bewerben und Daten eingeben bzw. Unterlagen hochladen. Bewerbungen, die uns über Recruiter/Personalvermittler erreichen, werden mit den entsprechenden Daten und Unterlagen in das Bewerberportal übertragen.

Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen per E-Mail oder in Papierform nicht berücksichtigt werden und sofort gelöscht bzw. zurückgeschickt werden, mit dem Hinweis sich über das Bewerberportal zu bewerben.

5. Kategorien personenbezogener Daten

Über das Bewerberportal der ebm papst Gruppe erfassen wir von Ihnen folgende persönliche Angaben

• Namen, Vorname

• Geschlecht

• E-Mail-Adresse

• Adresse

• Telefonnummer

• Geburtsdatum

• Zudem werden Daten zu Qualifikationen, Ihrem Lebenslauf und Ihrem Werdegang abgefragt.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit eine begrenzte Anzahl an Dokumenten zu übermitteln.

6. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung und Aufbewahrung

a. Bewerbungsverfahren auf eine ausgeschriebene Stelle

Ihre Daten werden nur für den Zweck der Besetzung auf die von Ihnen beworbene Stelle innerhalb des jeweiligen ebm papst Unternehmens erhoben und verarbeitet. Verantwortlich für die Datenerhebung in diesem Sinn ist - im Falle einer Bewerbung auf eine konkret ausgeschriebene Stelle - die jeweils genannte ausschreibende Gesellschaft, deren Adressdaten Sie auf der betreffenden Ausschreibung finden. Falls Sie sich für eine konkret ausgeschriebene Position bewerben, erfolgt eine automatische Weitergabe Ihrer Daten nur an die zuständigen Personalverantwortlichen des betreffenden ebm papst Unternehmens.

Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens auf die konkret beworbene Stelle verarbeitet. Die Verarbeitung beruht demzufolge auf folgenden rechtlichen Grundlagen: Artikel 88 DSGVO i.V.m. §26 BDSG bzw. zwecks Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung werden die von Ihnen angegebenen Daten für das Beschäftigungsverhältnis weiterverwendet. Sollte Ihre Bewerbung nicht zu einer Einstellung führen, halten wir Ihre personenbezogenen Daten und Unterlagen für sechs Monate nach Absage in unserer Bewerberdatenbank gespeichert, um Fragen rund um Ihre Bewerbung bearbeiten zu können. Nach Ablauf dieser sechs Monate erfolgt eine Löschung Ihrer Daten. Gelöschte Bewerbungen werden Benutzern im System nicht angezeigt und können auch nicht über die Suche gefunden werden.

b. Bewerberpool/Bewerbungen auf weitere Stellen innerhalb der Unternehmensgruppe

Sie können jedoch einer automatisierten oder manuellen Weitergabe an Dritte innerhalb der ebm papst Gruppe zustimmen. In diesem Fall werden wir Ihr Profil, sofern dieses auch für andere Gesellschaften interessant sein könnte, im System freischalten. Folge ist, dass Ihre Daten im Anschluss daran den am System angeschlossenen verbundenen Unternehmen zur Verfügung stehen und diese Unternehmen Sie bei Interesse kontaktieren können. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an den in der Bewerbung genannten Ansprechpartner widerrufen.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Weitergabe von Bewerbungsdaten an verbundene Unternehmen, Übermittlung der Bewerbungsdaten in den konzerninternen Bewerberpool) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Ihre Daten werden in diesem Fall sechs Monate lang im Bewerberportal gespeichert. Sofern Sie sich ein Kandidatenprofil erstellen, wird dieses sechs Monate nach Inaktivität, d.h. nach Ihrem letzten Log-In gelöscht. Über die Löschung Ihres Profils werden Sie 7 Tage im Voraus benachrichtigt.

c. Initiativbewerbung

Wenn Sie sich initiativ im Bewerbermanagement eintragen, findet eine automatische Datenweitergabe gemäß Ihren Fähigkeiten an dafür infrage kommende Tochterunternehmen bzw. die dort ansässigen Personalverantwortlichen statt. Die Zweckbindung ist in jedem Falle eine Bewertung Ihres Einsatzpotenzials durch die jeweiligen Verantwortlichen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zweck des Bewerbungsverfahrens für den bestimmten Standort verarbeitet. Die Verarbeitung beruht demzufolge auf folgenden rechtlichen Grundlagen: Artikel 88 DSGVO i.V.m. §26 BDSG bzw. zwecks Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung werden die von Ihnen angegebenen Daten für das Beschäftigungsverhältnis weiterverwendet. Sollte keine passende Stelle durch die Initiativbewerbung gefunden werden, halten wir Ihre personenbezogenen Daten und Unterlagen für sechs Monate nach Absage in unserer Bewerberdatenbank gespeichert, um Fragen rund um Ihre Bewerbung bearbeiten zu können. Nach Ablauf dieser sechs Monate erfolgt eine Löschung Ihrer Daten. Gelöschte Bewerbungen werden Benutzern im System nicht angezeigt und können auch nicht über die Suche gefunden werden.

7. Einsatz von Cookies

Um den Besuch unserer Webseite attraktiv zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen, verwenden wir auf verschiedenen Seiten sogenannte Cookies. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Einige der von uns verwendeten Cookies werden nach Ende der Browser-Sitzung, also nach Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht (sog. Sitzungs-Cookies). Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät und ermöglichen uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen (persistente Cookies). Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen. Bei der Nichtannahme von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.

8. Dienstleister

a. Cornerstone OnDemand

Die von Ihnen übermittelten Daten werden über eine gehostete Plattform (Software as a Service) namens "Cornerstone OnDemand" (bereitgestellt von unserem Dienstleister Cornerstone OnDemand Germany GmbH, Flughafenstr. 103, D-40474 Düsseldorf) erfasst. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ohne jegliche Beteiligung oder Zugriff von Cornerstone OnDemand (es sei denn, wir haben eine spezielle Anweisung dazu erteilt). Der Dienstleister wurde vorab geprüft und ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen. Die Server, auf denen die Daten verarbeitet werden, befinden sich in Europa. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Cornerstone OnDemand finden Sie unter https://www.cornerstoneondemand.com/de/client-privacy-policy/.

b. ebm‑papst Mulfingen GmbH & Co. KG

Zur Organisation und Verwaltung der Bewerbungen und somit Ihrer Daten innerhalb des Bewerberportals, nutzen wir zur Erleichterung und Vereinfachung der internen Verwaltung zum Teil auch die Kapazitäten des verbundenen Unternehmens, der ebm‑papst Mulfingen GmbH & Co. KG. Durch die Unterstützung des verbundenen Unternehmens benötigen wir weniger Kapazitäten externer Dienstleister.

Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, nämlich unser berechtigtes Interesse zur Optimierung unserer internen Bewerberverwaltung. Eine Datenübermittlung in Drittländer findet nicht statt.

9. Sicherheit

Die persönlichen Daten, die im Rahmen einer Bewerbung bei uns erhoben und verarbeitet werden, sind durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen unberechtigte Zugriffe und Manipulation geschützt. Dabei werden Maßnahmen wie Verschlüsselung (SSL-Verschlüsselung), Firewalls und zusätzliche manuelle Sicherheitsvorkehrungen angewendet.